Dịch vụ cho thuê thiết bị, nhân sự thực hiện Họp trực tuyến

Họp trực tuyến ngày càng được phát triển mạnh với những thiết bị đơn giản, tiết kiệm thời gian đảm bảo công việc giải quyết nhanh chóng, hiệu quả. Có rất nhiều hình thức cũng như phương án tổ chức một cuộc họp trực tuyến và việc sử dụng dịch vụ cho thuê thiết bị họp trực tuyến để tổ chức một hội nghị từ xa là một trong những hình thức phổ biến nhất.

Họp trực tuyến là gì?

Họp hội nghị trực tuyến là hình thức gọi điện trực tuyến kết hợp các phần mềm trực tuyến phổ biến như: Cisco Webex, Microsoft Teams, Google Hangout Meet, Zoom Webinar… hoặc có thể sử dụng Zoom.Các phần mềm này có thể dễ dàng chia sẻ các tệp thông tin dữ liệu, nói chuyện trực tiếp hoặc chat văn bản, đồng thời ghi lại hình ảnh…chất lượng với độ phân giải HD và âm thanh rõ ràng.

Ngoài ra hội nghị trực tuyến có thể kết hợp dễ dàng thiết bị phiên dịch, cabin dịch. Những thiết bị này được kết nối với nhau để tất cả các đầu cầu đều có thể nghe diễn giả trình bày dù tiếng Anh, Tiếng Trung…Khi diễn giả trình bày Tiếng Việt thì ngôn ngữ tiếng Việt sẽ được dịch sang Tiếng Anh và ngôn ngữ Tiếng Anh được phiên dịch sẽ được gửi vào phòng họp trực tuyến để người nước ngoài tham dự trực tuyến có thể thể hiểu được và diễn biến của hội thảo đang diễn ra.

Lợi ích của cuộc họp trực tuyến

Họp trực tuyến mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực. Đặc biệt trong tình hình dịch bệnh covid đang diễn biến phức tạp trên phạm vi toàn thế giới thì họp trực tuyến đang thể hiện rõ những ưu điểm tuyệt vời như:

Phương pháp họp từ xa có thể dễ dàng kết nối được nhiều người, ở mọi địa điểm cùng lúc, xóa bỏ khoảng cách địa lý.

Ưu điểm tiếp theo của họp trực tuyến là giúp cho cuộc họp diễn ra nhanh chóng, rút ngắn thời gian và hạn chế những sự cố trong quá trình di chuyển đến các địa điểm hội nghị tương đối xa.

Ngoài ra, họp trực tuyến còn giúp tiết kiệm chi phí tối đa cho mỗi lần tổ chức cuộc họp, thay vì phải thuê những địa điểm tổ chức hội nghị hoành tráng thì họp trực tuyến có thể tổ chức ngay tại nhà của thành viên tham dự chỉ bằng một chiếc laptop có kết nối mạng.

Bên cạnh đó, phương pháp này còn giúp đối tác và các thành viên trong công ty có thể trao đổi thông tin kịp thời trong nội bộ, nâng cao sự hợp tác giữa các đối tác, chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp. Song song với đó là việc trao đổi chuyên môn, đào tạo từ xa cũng được thực hiện một cách dễ dàng hơn.

Cuối cùng, họp trực tiếp có thể ứng dụng trong rất nhiều lĩnh vực như kinh doanh, y tế, giáo dục, quốc phòng…

Các giải pháp họp trực tuyến hiện nay

1. Họp trực tuyến qua thiết bị hội nghị truyền hình:

Giải pháp hội nghị truyền hình sử dụng hệ thống các thiết bị phần cứng và phần mềm kết hợp với nhau để truyền tải hình ảnh, âm thanh đến một hệ thống khác thông qua đường truyền mạng internet, WAN, LAN. Các thiết bị phần cứng với các thương hiệu nỗi tiếng Polycom, Aver, Logitech,…

Giải pháp họp trực tuyến này tốn kém nhất vì phải đầu tư hệ thống phần cứng cho các điểm cầu (chi phí thiết bị, vận hành), muốn họp bao nhiêu điểm thì phải triển khai lắp đặt hệ thống cho mỗi điểm. Tuy ngân sách đầu tư cao nhưng đổi lại họp trực tuyến thông qua hội nghị truyền hình rất chuyên nghiệp và mang lại hiệu quả nhất.

• Ưu điểm: Hội nghị được nhiều người, nhiều điểm, nhiều chức năng trình chiếu và chia sẻ dữ liệu, trải nghiệm hình ảnh & âm thanh hoàn hảo. Có thể nói đây là giải pháp tối ưu nhất cho một cuộc họp hội nghị truyền hình chuyên nghiệp.
• Nhược điểm: Chi phí đầu tư cao, cần đào tạo sử dụng thiết bị ban đầu

2. Họp trực tuyến qua điện thoại:

Là hội nghị âm thanh (trao đổi trực tiếp bằng lời nói) thông qua điện thoại hội nghị chuyên dụng. Cơ bản giống như trao đổi qua điện thoại truyền thống nhưng nó có micro độ nhạy cao, bán kính nói chuyện rộng (>5m), có loa ngoài phát ra cho nhiều người nghe và có thể kết nối nhiều điểm gọi cùng lúc.

Các thiết bị hội nghị trực tuyến qua điện thoại như Polycom, Panasonic,…

• Ưu điểm: Chi phí rẻ (vài triệu trở lên tùy theo chức năng của điện thoại)
• Nhược điểm: Chỉ trao đổi bằng âm thanh, không xem được mặt nhau

3. Giải pháp họp trực tuyến qua phần mềm/web

Là hình thức video call trên các phần mềm/web chat hiện nay, hỗ trợ họp trực tuyến miễn phí như Skype, Hangout, VSee… nhưng chức năng rất hạn chế, cho dù có thể trả phí để sử dụng full chức năng nhưng chừng đó vẫn không thể đáp ứng tốt cho một cuộc họp hội nghị quan trọng đồng thời quá trình họp bị ảnh hưởng rất nhiều có thể gián đoạn nếu đường truyền mạng không tốt.

• Ưu điểm: Miễn phí hoặc chi phí thấp
• Nhược điểm: Hạn chế nhiều chức năng như không thể trình chiếu dữ liệu, lưu nội dung cuộc họp, giới hạn các điểm tham gia, họp trong không gian nhỏ vài người, hình ảnh và âm thanh kém chất lượng, dễ bị ngắt quãng do đường truyền mạng…

4. Sử dụng dịch vụ cho thuê thiết bị họp trực tuyến

Xu hướng họp online tăng cao nên nhiều công ty có dịch vụ hội nghị để đáp ứng thị trường. Đây chính là hình thức họp trực tuyến thứ nhất tuy nhiên thay vì phải bỏ ra một khoảng chi phí vô cùng lớn để đầu tư thiết bị và đào tạo sử dụng các thiết bị này thì khách hàng có nhu cầu chỉ cần liên hệ đến các địa chỉ chuyên cho thuê thiết bị họp trực tuyến để sử dụng dịch vụ.

• Ưu điểm: Tiết kiệm chi phí tối đa, đồng thời không cần phải lưu trữ và bảo quản các thiết bị họp khi không có nhu cầu dùng đến.
• Nhược điểm: Việc tìm kiếm một địa chỉ uy tín, có kinh nghiệm và đáng tin cậy để sử dụng dịch vụ là yêu cầu tiên quyết để cuộc họp diễn ra thành công. Tuy nhiên, không dễ dàng để tìm kiếm những địa chỉ này khi nhu cầu càng tăng cao thì dịch vụ càng nở rộ và tồn tại song song những dịch vụ không đảm bảo, không đáp ứng đầy đủ yêu cầu mà khách hàng đề ra.

Các thiết bị cho tổ họp trực tuyến hay hội nghị trực tuyến bao gồm:

• Camera ghi hình: ghi lại tín hiệu hình ảnh của của diến giả, khách mời, MC hoặc quan cảnh của buổi họp, tùy từng tính chất và quy mô của buổi họp có thể sử dụng 01 camera hoặc 2 camera hay nhiều camera để ghi hình. Camera có thể dùng các camera ghi chuyên nghiệp full HD hoặc 4K để cho chất lượng hình ảnh tốt nhất, có 2 loại camera có thể dùng cho các cuộc họp hay hội nghị trực tuyến: camera quay phim chuyên nghiệp Sony, Panasonic,… ở các buổi quay sự kiện, tin tức, phóng sự của đài truyền hình hay sử dụng hoặc các camera hội nghị 360 độ như camera hội nghị Polycom, Aver, Logitech, Maxhub,…Với camera chuyên nghiệp cần có kỹ thuật quay phim, với camera hội nghị 360 độ có remote có thể điều khiển camera bằng remote.
• Video capture: thiết bị để ghi hình – capture hình ảnh từ máy quay sang sang laptop với các máy quay chuyên nghiệp Sony, Panasonic thì cần kết nối với bộ Video capture này, với camera hội nghị 360 độ có thể có những camera có hỗ trợ cổng kết nối Type C – USB thì chúng ta không cần lắp bộ Video capture này.
• Hệ thống âm thanh: bao gồm các micro không dây, mixer điều chỉnh âm thanh, bộ amly bộ khuếch đại công suất, Loa. Tùy từng chương trình các loại micro có thể được dùng là micro cầm tay không dây, micro cài áo hoặc micro cổ ngỗng cho hội nghị, và tùy qui mô số lượng khách tham dự tại địa điểm tổ chức và hệ thống âm thanh được lắp đặt cho phù hợp.
• Soundcard: Thiết bị xử lý âm thanh, đưa các nguồn tín hiệu âm thanh từ diễn giả, MC, báo cáo viên và phần mềm họp trực tuyến.
• Remote điều khiển: dùng để điều khiển các camera hội nghị 360 độ.
• Mixer hình ảnh, bàn trộn hình ảnh: đối với các chương trình sử dụng từ hai hay nhiều camera sẽ dùng bàn mixer hình ảnh, sử dụng bàn mixer hình ảnh nhằm chuyển đổi giữa các góc quay của các camera. Ví dụ như trong một buổi họp trực tuyến có sử 03 camera với 03 góc máy khác nhau, camera thứ 1 sẽ quay MC, camera quay diễn giả trình bày, camera thứ sẽ quay toàn cảnh khi đó sử dụng kết nối 03 camera với bàn mình hình nhằm tạo thay đổi các góc quay.
• Màn hình Multiview: màn hình được lắp đặt để xem hiển thị các góc máy của camera đang quay, màn hình multiview được kết nối với mixer hình ảnh.
• Laptop hoặc Desktop: Laptop hoặc desktop sẽ được cài đặt các phần mềm họp trực tuyến như Zoom meeting, Zoom webinar, Cisco webex meeting, Microsoft teams,…Laptop hoặc Desktop cần có cấu hình đủ mạnh để sử dụng vào thao tác tốt các phần mềm trực tuyến.
• Màn hình tivi hiển thị cho diễn giả (màn hình monitor): Đối với các cuộc họp trực tuyến hay sự kiện trực tuyến cần trao đổi tương tác với các điểm cầu khác nhau thì phí trước sẽ được lắp đặt màn hình quay ngược về phía diễn giả trên sân khấu. Màn hình tivi là các tivi kích thước lớn từ 50 inch, đến 70 inch để tạo sự thuận lợi khi quan sát.
• Bút trình chiếu Slide: với các hội nghị trực tuyến chúng ta có thể dụng các loại bút trình chiếu Logitech, spotlight, hoặc Perfect CUE nhằm để chuyển các slide hoặc dùng đèn laser, spotlight khi diễn giả trình bày.
• Màn hình hiển thị Tivi, Màn chiếu, Màn hình LED hội trường: khác với màn hình hiển thị cho diễn giả thì ở màn hình hiển thị là tivi, màn chiếu, máy chiếu hay màn hình LED sẽ được hiển thị toàn bộ cuộc họp trực tuyến với nhiều điểm cầu và cả khách mời tham dự tại hội trường đều có thể quan sát được.
• Dựng phông xanh và ánh sáng kèm theo: với các chương trình trực tuyến cần thay đổi hình nền thì cần setup phông xanh và các thiết bị ánh sáng kèm theo như đèn Kino, đèn softbox,… để hỗ trợ cho việc thay đổi hình nền – background của chương trình. Ngày nay với các cuộc họp chương trình trực tuyến được tổ chức và lắp đặt với các phim trường ảo (virtual Studio), các sự kiện chương trình thực tế ảo cũng được tổ chức và trở nên phổ biến.
• Đường truyền internet: do là sự kiện trực tuyến nên đường truyền internet là yếu tố vô cùng quan trọng, đường truyện mạng có tốc độ tải và upload đủ điều kiện để một buổi họp trực tuyến đường truyền đi các hình ảnh, âm thanh và bày trình được tốt mà không bị giật hay mất tín hiệu. Việc tổ chức buổi họp trực tuyến hay sự kiện trực tuyến tùy quy mô mà chúng ta có thể tận dụng đường truyền internet có sẵn tại hội trường hoặc thuê một đường truyền kênh riêng.Với dịch vụ cung cấp cho thuê thiết bị họp trực tuyến tại Phúc Thành Nhân sẽ lắp đặt thêm một bộ phát 4G cho trường hợp dự phòng khi đường truyền mạng tại địa điểm tổ chức bị sự cố. Các buổi họp trực tuyến hay sự kiện trực tuyến quan trọng đường truyền internet nên đảm bảo tốc độ download/upload trong nước ở tốc độ 100Mbps và đối với quốc tế download/upload là 6Mbps.
• Phần mềm, chương trình họp trực tuyến: Các chương trình họp trực tuyến được ứng dụng hiện nay Zoom meeting, Cisco Webex, Microsoft Teams, Google Meet, Go to Webinar,… tùy qui mô và số lượng khách tham dự trong buổi hội nghị, sự kiện trực tuyến. Các phần mềm này chúng ta có thể đăng ký các gói giới hạn 100 khách tham dự, 500 khách tham dự, 1000 khách hoặc 10000 khách tham dự, nên số lượng sẽ không hạn chế. Để chọn lựa và mua đúng gói phù hợp trước khi tổ chức cuộc họp chúng ta sẽ lên kế hoạch và dự kiến bao nhiêu khách sẽ tham dự bằng việc tạo form đăng ký hoặc gửi email xác nhận và mời khách hàng tham dự.
• Các phần mềm và thiết bị yêu cầu thêm: với các chương yêu cầu thêm về xử lý hình ảnh cần lắp đặt và bổ sung thêm các thiết bị máy tính laptop, phần mềm chuyên dụng để thực hiện các công việc này như dựng hình theo yêu cầu, chạy phù đề cho cuộc họp, chèn tiêu đề giới thiệu thông tin diễn giả,… hoặc có thể yêu cầu Livestream trên các nền tảng Facebook, Youtube cho các cuộc họp, sự kiện trực tuyến này.

Trên đây là các thiết bị cần thiết để tổ chức cuộc họp trực tuyến, để lắp đặt và thực hiện cuộc họp thành công cần có đội ngũ kỹ thuật nhiều kinh nghiệm, am hiểu kỹ thuật.

Chúng ta cùng xem và lựa chọn gói dịch vụ họp trực tuyến với chi phí phù họp cho buổi hội thảo của mình nhé!

Báo Giá Chi Phí Thuê Thiết Bị Họp Trực Tuyến Dịch Vụ Tổ Chức Họp Trực Tuyến, Hội Nghị Trực Tuyến, Hội Nghị Truyền Hình, Video Conference, Webinar:

 xin gửi đến quý khách quan tâm dịch vụ tổ chức họp trực tuyến và cho thuê thiết bị họp, hội nghị trực tuyến:

Trên đây là thông tin báo giá về chi phí về dịch vụ tổ chức Họp hội nghị trực tuyến, báo giá để quý khách có cơ sở tham khảo tùy từng hội thảo, hội nghị, sự kiện sẽ có chi tiết báo giá với nhiều mức hỗ trợ tốt hơn cho quý khách sử dụng các dịch vụ và thiết bị công ty.