Bạn tổ chức sự kiện cho công ty vào dịp cuối năm, cần chuẩn bị các vấn đề như sau cho sự kiện diễn ra thành công theo kế hoạch.
Xác định thời gian, địa điểm để thực hiện sự kiện.
Cần chuẩn bị nguồn kinh phí, nhân sự, thuê các dịch vụ như biễu diễn văn nghệ, dịch vụ nấu ăn, dịch vụ trang trí, lê kế hoặc - viết kịch bản cho toàn sự kiện, thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu , màn hình led, nhà bạt phục vụ cho sự kiện....
Để tổ chức một sự kiện Gala Dinner thành công và tạo ấn tượng tốt cho công ty, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng theo các bước và hạng mục chi tiết. Dưới đây là quy trình và checklist cần chuẩn bị
I. Giai Đoạn Lập Kế Hoạch
Đây là giai đoạn quan trọng nhất, quyết định sự thành công của sự kiện.
Xác định mục đích và đối tượng tham dự:
Mục đích: Kỷ niệm thành lập, tri ân khách hàng/nhân viên, tổng kết cuối năm (Year End Party), ra mắt sản phẩm mới, hay kết hợp team building.
Đối tượng: Số lượng khách mời (nhân viên, đối tác, khách hàng), độ tuổi, sở thích... để lựa chọn chủ đề và hoạt động phù hợp.
Xây dựng chủ đề (concept) và ý tưởng:
Chủ đề sẽ chi phối mọi yếu tố từ trang trí, kịch bản đến trang phục. Một số ý tưởng phổ biến: Dạ tiệc sang trọng (Gala Dinner truyền thống), "Oscar Night", "Aloha Party" (Hawaii), "Casino Night", "Retro/Vintage", "Du hành thời gian"...
Đặt tên chương trình ấn tượng, khó quên.
Dự trù ngân sách chi tiết:
Phân bổ ngân sách cho các hạng mục chính: Địa điểm, ẩm thực, trang trí, âm thanh - ánh sáng, MC, nghệ sĩ biểu diễn, quà tặng, chi phí phát sinh (khoảng 10-15%).
Việc dự trù chi tiết giúp kiểm soát chi phí và tránh lãng phí.
Lựa chọn thời gian và địa điểm:
Thời gian: Chọn ngày giờ thuận tiện nhất cho đa số khách mời (cuối tuần, buổi tối).
Địa điểm: Khách sạn, trung tâm hội nghị, nhà hàng, hoặc khu nghỉ dưỡng (nếu kết hợp du lịch/team building). Địa điểm cần phù hợp với quy mô và chủ đề sự kiện, đảm bảo không gian rộng rãi, thoáng mát, có bãi đậu xe.
Lên kịch bản chương trình:
Kịch bản chi tiết theo từng mốc thời gian: Đón khách, ổn định chỗ ngồi, MC giới thiệu, khai mạc, phát biểu, khai tiệc, các tiết mục văn nghệ/trò chơi, trao giải (nếu có), bế mạc.
Bao gồm cả kịch bản dự phòng cho các sự cố.
Xác định hạng mục cần thuê: Âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, sân khấu, backdrop, bàn ghế, thiết bị trình chiếu, v.v.
II. Giai Đoạn Triển Khai
Thiết kế và gửi thư mời:
Thiết kế thư mời (giấy hoặc điện tử) chuyên nghiệp, đẹp mắt, nêu rõ thời gian, địa điểm, chủ đề và dress code (quy định trang phục).
Gửi thư mời sớm và xác nhận số lượng khách tham dự để chuẩn bị thực đơn và chỗ ngồi.
Chuẩn bị nội dung và nhân sự:
Nội dung: Bài phát biểu của lãnh đạo, danh sách khen thưởng, các tiết mục văn nghệ (thuê ca sĩ/nhóm nhảy hoặc nhân viên công ty biểu diễn).
Nhân sự: Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận (đón khách, kỹ thuật, hậu cần, MC, người hỗ trợ văn nghệ...).
Chuẩn bị quà tặng và giải thưởng:
Chuẩn bị quà cho khách mời khi ra về, giải thưởng cho các trò chơi hoặc các cá nhân/tập thể xuất sắc.
Hợp tác với các đối tác (nếu có): Nếu thuê đơn vị tổ chức sự kiện hoặc nhà cung cấp dịch vụ riêng lẻ, cần ký hợp đồng rõ ràng và thường xuyên phối hợp công việc.
III. Giai Đoạn Thực Hiện và Kiểm Tra
Tổng duyệt chương trình:
Trước ngày diễn ra, tổ chức buổi tổng duyệt để kiểm tra lại toàn bộ kịch bản, âm thanh, ánh sáng, màn hình, sự phối hợp giữa MC và các tiết mục.
Việc này giúp hạn chế rủi ro và đảm bảo chương trình diễn ra trôi chảy.
Kiểm tra lần cuối:
Rà soát lại danh sách khách mời, sơ đồ chỗ ngồi, thực đơn, và mọi hạng mục kỹ thuật vào ngày diễn ra sự kiện.
Điều phối và xử lý tình huống:
Trong sự kiện, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra theo đúng kịch bản.
Có phương án xử lý nhanh chóng các tình huống phát sinh (ví dụ: sự cố kỹ thuật, khách đến muộn, v.v.).
Chuẩn bị kỹ lưỡng theo các bước trên sẽ giúp bạn tổ chức một buổi Gala Dinner thành công, để lại ấn tượng tốt đẹp trong lòng khách mời.
Trong đó có màn hình led là một trong những thiết bị cần phải có để trình chiếu hình ảnh, sản phẩm, dịch vụ, những vấn đề được báo cáo, những hình ảnh, video công trình đã đạt được cũng nhưng những tấm gương cần được biểu dương khen thưởng.....
Loại Màn Hình LED Phổ Biến
Các đơn vị cho thuê thường cung cấp nhiều loại màn hình LED khác nhau, được phân biệt chủ yếu dựa trên khoảng cách giữa các điểm ảnh (P):
Màn hình LED trong nhà (Indoor): Thường sử dụng các loại P2, P3, P3.91, P4, P5. Các loại có chỉ số P nhỏ (như P2, P3) cho hình ảnh sắc nét hơn, phù hợp với khoảng cách nhìn gần.
Màn hình LED ngoài trời (Outdoor): Thường sử dụng các loại P3, P4, P5, v.v., có độ sáng cao và khả năng chống nước, chống chịu thời tiết tốt hơn.
Quy Trình Thuê Màn Hình LED
Khi có nhu cầu thuê màn hình LED, bạn nên liên hệ trực tiếp với các nhà cung cấp để được tư vấn và báo giá chi tiết, vì giá cả có thể thay đổi tùy thuộc vào loại màn hình, kích thước, thời gian thuê và yêu cầu kỹ thuật:
Xác định nhu cầu: Bạn cần xác định rõ loại sự kiện (trong nhà hay ngoài trời), kích thước màn hình mong muốn và thời gian sử dụng.
Liên hệ tư vấn: Các công ty sẽ lên phương án và phối cảnh màn hình LED miễn phí, giúp bạn lựa chọn loại màn hình phù hợp với ngân sách và yêu cầu.
Lắp đặt và vận hành: Đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp sẽ thực hiện thi công, tháo lắp an toàn, đúng kỹ thuật và đúng tiến độ.
Hỗ trợ kỹ thuật: Hầu hết các đơn vị đều có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật trong suốt quá trình diễn ra sự kiện.
